Pour réaliser votre modèle de publipostage, suivez la procédure suivante :
1) Créez une copie temporaire du fichier de base de données AS/400 sur le PC.
Ce n’est qu’une copie temporaire qui est réalisée, afin de connaître les noms des champs.
Les données transférées ne seront pas utilisées pour composer le courrier final.
Word a besoin d’un fichier de données en format TXT, CSV, MDB, ODBC, … pour réaliser le publipostage.
LAUNCHER Office utilise par défaut le format TXT.
Il faut donc créer une copie du fichier en format TXT sur le PC.
Pour cela, depuis la session terminal, lancez la commande :
LNCXFER <F4>
Cette commande vous permettra de transférer le fichier ou la requête AS/400 vers votre répertoire de travail sur la PC.
Choisissez un nom de fichier PC avec l’extension ".TXT".
2) Ouvrez Word, créez un nouveau document vierge.
Quand Word est démarré, il crée un document vierge (Page blanche).
Vous pouvez lire un document déjà existant qui sera votre point de départ.
3) Transformez le document en modèle de publipostage.
Cliquez
sur le menu de Word Outils » - « Publipostage.
Transformez le document principal en modèle lettre type ou catalogue.
4) Attachez le document à la source de données.
Toujours depuis l’assistant de publipostage de Word, vous devez "ouvrir la source de données".
Choisissez le fichier TXT que vous avez précédemment transféré par LNCXFER.
Votre document est maintenant un modèle de publipostage.
5) Composez le document.
Quand le document est transformé en modèle de publipostage, et qu’une source de données est attachée, Word affiche des boutons complémentaires dans le menu.
Ces boutons vous aident à composer le document.
Ils vous aident à insérer des références aux champs de la base de données.
Tapez le texte du document.
Utilisez le bouton du menu Word pour insérer les champs de la base de données.
Pour insérer des expressions conditionnelles, utilisez le boutons du menu Word, ou le menu "Insertion - Champ…".
6) Sauvez le modèle de document.
Par le menu "Fichier - Enregistrez sous", sauvez le document sur un répertoire de votre disque ou du réseau.
7) Composez le courrier final.
Sur votre session AS/400, utilisez la commande :
LNCPRTDOC <F4>.
Dans le paramètre DOC, désignez le modèle de document Word que vous venez de créer.
Avec les paramètre MRGTYP, FROMFILE, FROMSQL ou QRYDFN, choisissez le fichier AS/400 à utiliser ou la requête.
Paramétrez la commande pour afficher, imprimer ou sauver le résultat du publipostage, et validez.
LAUNCHER Office envoie vers le PC le nouveau contenu du fichier AS/400, et lance la fusion avec le modèle Word.
8) Intégrez la commande LNCPRTDOC dans votre chaîne de programmes.
PGM
LNCPRTDOC DOC(S_Members.DOC) +
FLR('%LNCDIR%\SAMPLES') ROOT(*NONE) +
MRGTYPE(*FILE) FROMFILE(S_ Members) +
OUTSAVE(*YES) SHOWDOC(*YES) EXESRV(*DEV) +
ENDOPT(*CON) +
SAVDOC('R_ Members.doc') +
SAVFLR('%LNCDIR%\SAMPLES')
ENDPGM